Beantwoord

Waarom worden de facturen niet per e-mail verstuurd?

  • 14 november 2017
  • 15 reacties
  • 338 Bekeken

Hoewel mijn Simyo natuurlijk een fantastische applicatie is, bezoek ik die zo min mogelijk. Mijn telefoon abo moet zo min mogelijk van mijn tijd kosten, en zo min mogelijk extra actie nodig hebben.
Elke maand krijg ik een mail waarin mij verteld wordt dat mijn factuur klaar staat, en elke maand heb ik welgeteld 10 klikjes nodig om de factuur binnen te halen en naar mijn boekhoudprogramma te sturen:
click op de email
clik op mijn simyo
click op inloggen
click op 'factuur'
click op 'downloaden'
click op OK
---- (terug in de simyo mail)
click op forward (en voeg boekhoud adres toe) -- de enige die nodig is
click op attachment
click op de factuur
click op verzenden -- samen met deze

In een ideale wereld zou de factuur meegestuurd worden met de e-mail. Kleine moeite, groot plezier. En hup: doorsturen naar boekhoudprogramma, klaar. Zou dat niet fantastisch zijn?
Kortom: duik erin en maak het mogelijk! Jullie worden dan nog meer als fantastisch bedrijf geoormerkt door vele klanten! Vooruit! Je kunt t! 😘
icon

Beste antwoord door Caspar 15 november 2017, 13:57

Hoi micksp,

Welkom op 't forum :)

Ik snap heel goed dat jij je factuur per e-mail wilt ontvangen. Goed dat je dit aangeeft, zodat we weten dat hier vraag naar is.

Er zijn verschillende redenen waarom we de factuur niet per e-mail versturen, en de veiligheid is daar één van. Ik snap dat je daar je twijfels bij hebt, maar op een factuur staat wel degelijk gevoelige informatie. Alle 06-nummers die je hebt gebeld zijn daar bijvoorbeeld op te zien. Zo staat er weer meer gevoelige informatie op een factuur.

Ik zal zeker doorgeven dat er vraag is naar het automatisch ontvangen van de factuur per e-mail. Laten we kijken of dit op een veilige manier mogelijk is.

Verder wil ik even aangeven dat we je de facturen wel (handmatig) op kunnen sturen per e-mail. Als je dit wilt hoor ik graag van je!

Heb je verder nog vragen?

Groetjes,
Caspar

@Groentjuh bedankt voor je hulp!
Bekijk originele reactie

15 reacties

Reputatie 7
Badge +9
Je kunt dit vanuit 2 kanten bekijken:

Aan de ene kant heb jij er een gemak van als je inderdaad gewoon met het doorsturen van de email de hele rekening in je boekhoudpakket hebt. Daarnaast kun je als je je emails niet weggooit altijd bij al je facturen; ook die van meer dan een jaar terug.

De andere kant is dat email lang niet heel altijd veilig ingericht. Er staat een hoop gegevens op, die niet iedereen naar zijn email gestuurd wil hebben. Er staat immers op wanneer, naar wie en hoelang/hoeveel je gebeld/geSMS't/geïnternet hebt.

Mij maakt het overigens niet uit, maar misschien dat dat voor Simyo een afweging is. Daarnaast kost het meer verkeer en waarschijnlijk server kracht.
Hoi Groentjuh. Het een hoeft het ander niet uit te sluiten. Ze hoeven alleen maar een kopietje van de pdf die in My Simyo staat mee te sturen. Zoals al mijn andere leveranciers doen. Die pdf in my simyo blijft daar gewoon staan. nogmaals, zoals ook bij al mijn andere leveranciers het geval is.
Ik heb nog nooit gezien dat op mijn factuur staat met wie ik allemaal gebeld heb. Wel dat er "gesprekken" zijn geweest. Lijkt me niet zo'n groot security risico.
Qua server kracht heb je het denk ik over bandbreedte? Ach, een 32k pdfje, daar wordt de server niet warm of koud van.

Deze vraag komt vaak genoeg terug op het forum. Men moet er gewoon even moeite voor doen.
Een andere oplossing is om rechtstreeks naar het boekhoudprogramma te mailen. Maar dat heeft alleen zin als de factuur zelf in de bijlage zit. Dan heb ik er geen omkijken meer naar. Is bepaald niet ongebruikelijk tegenwoordig.
Reputatie 5
Badge +6
Beste Micksp,

ik snap helemaal dat je dit een beejte werk vindt. Echter is het praktisch gezien voor de provider niet goed.
Ten eerste is een mail nooit echt veilig omdat het onderschept kan worden etc.
Ten tweede als er iets verandert moet worden dan kan dat niet. Dit komt omdat jij de versie lokaal hebt, terwijl als ze toch nog kort erna denken er is iets fout gegaan of iets dergelijks dan kunnen ze nog op de site de file aanpassen.

Daarnaast heeft Simyo misschien hier eigen redenen voor dat weet ik niet. Zelf ben ik of heb ik geen bedrijf namelijk.

Groet Paul.
Hi Paul. Dat ben ik niet met je eens. Een factuur mag na verzenden nooit meer veranderen. Een eventuele fout moet in een nieuwe factuur worden gecorrigeerd. De veiligheid van email is geen probleem, er staat niets geheims in. De enige reden die ik kan verzinnen is dat men nu eenmaal deze software heeft en aanpassen niet eenvoudig is (kost geld, dit is ingekochte standaard software) en voor veel mensen maakt dit niet uit omdat ze toch niks doen met die factuur. Daarom moeten mensen die het wel uitmaakt dat laten weten, dan gaat het wat zwaarder wegen.
Reputatie 5
Badge +9
Hoi micksp,

Welkom op 't forum :)

Ik snap heel goed dat jij je factuur per e-mail wilt ontvangen. Goed dat je dit aangeeft, zodat we weten dat hier vraag naar is.

Er zijn verschillende redenen waarom we de factuur niet per e-mail versturen, en de veiligheid is daar één van. Ik snap dat je daar je twijfels bij hebt, maar op een factuur staat wel degelijk gevoelige informatie. Alle 06-nummers die je hebt gebeld zijn daar bijvoorbeeld op te zien. Zo staat er weer meer gevoelige informatie op een factuur.

Ik zal zeker doorgeven dat er vraag is naar het automatisch ontvangen van de factuur per e-mail. Laten we kijken of dit op een veilige manier mogelijk is.

Verder wil ik even aangeven dat we je de facturen wel (handmatig) op kunnen sturen per e-mail. Als je dit wilt hoor ik graag van je!

Heb je verder nog vragen?

Groetjes,
Caspar

@Groentjuh bedankt voor je hulp!
Badge +2
Team Simyo,

De enige reden die ik steeds voorbij zie komen is "veiligheid" (gevolg door "enz." en "is er één van").
Welke andere redenen/argumenten zijn er nog?

Inzake veiligheid:
Ik mag aannemen dat het versturen van een e-mail via een beveiligde verbinding gebeurd; vergelijkbaar als met de simyo-app? Dus of dit nou echt een argument is... 😉

Daarnaast kan de informatie op een factuur beperkt blijven tot het minimale: diensten, bedragen, periode, BTW, factuurnummer en vervaldatum. Alle andere informatie, waaronder nummers die gebeld zijn, zou je als een optie kunnen meenemen.

De werkwijze kan gelijk zijn als die met de btw: die staat standaard uit en kan je als klant achteraf aanzetten.

Op die manier bespaard KPN/simyo ook nog eens kosten en tijd rondom verwerking en opslag van facturen.

Kortom - een win-win voor zowel klant als simyo/KPN! 😀


MvG - Will
Reputatie 6
Badge +5
Hi willm,

Ik zie dat je het in een ander topic ook al over het versturen van facturen hebt gehad. Ik zal je vraag in het huidige topic verder beantwoorden.

Wat betreft veiligheid, waarom zou er nog een argument bij moeten? Natuurlijk worden e-mails verzonden via een beveiligde verbinding, maar ze alleen downloadbaar maken is nog veiliger. Daarnaast gaat het niet alleen om de gegevens van de klant, maar staan er ook telefoonnummers en contactmomenten (en dus gegevens) van anderen op de factuur vermeld. Daarnaast willen we de klant zo goed mogelijk informeren over gesprekstijden, kosten en alle andere informatie die relevant kan zijn. Een schuifje om dit allemaal uit te zetten op de factuur is wel wat anders dan alleen het BTW-percentage.

Hopelijk is onze reden om de factuur niet met de mail mee te sturen nu wat duidelijker. We waarderen in ieder geval je suggesties :)

Groetjes,
Niels
Hi Niels,

| Wat betreft veiligheid, waarom zou er nog een argument bij moeten?

Willm zegt niet dat er een argument bij moet, maar dat dat argument niet valide is. Via e-mail wordt de factuur ook via een gecrypte verbinding verstuurd, dat is net zo veilig als een download aanbieden.
(sorry dat ik even voor jou antwoord willm)

Dus, als we het er over eens zijn dat security niet het probleem is (ik ben overtuigd!) laten we dan eens kijken wat jullie kunnen doen om deze service wel te bieden, zoals zo veel anderen. Het lijkt me echt een kleine moeite.

Mijn idee zou zijn:
Laat de klant aangeven
  • of hij/zij de factuur wil ontvangen
  • op welk e-mailadres dan wel
  • (optie) wat hij/zij op de factuur wil zien.
Dan is het de verantwoording van de klant om dit goed in te richten.
Reputatie 6
Badge +4
Hoi micksp,

Ik kan me voorstellen dat het - om verschillende redenen - handig kan zijn om je factuur per e-mail te ontvangen. Zoals je zelf al aangeeft zijn er veel andere bedrijven die ervoor gekozen hebben om de factuur als bijlage te versturen. Op dit moment hebben wij ervoor gekozen om dat niet te doen.

Omdat ik geen expert ben in websecurity weet ik niet wat de beweegreden(en achter deze keuze zijn. Ik ga dit voor je navragen bij mijn collega's die hierover gaan. Zodra ik meer weet, plaats ik hier een berichtje. In ieder geval wil ik je bedanken voor je suggesties. 😉

Groetjes,
Thomas
Fijn dat je er even in wil duiken Thomas!
Ik denk eerlijk gezegd niet dat het een keuze is. Meer een inschatting om te komen tot een werkend product. Software ontwikkeling is tegenwoordig niet meer: alles vooraf beslissen en ontwerpen. Je gaat zo snel mogelijk live als dat veilig en redelijk stabiel kan en past de software (en procedures) aan, als daar behoefte aan is. Daar is niks mis mee, het levert onder andere op dat je zo veel mogelijk maakt waar inderdaad behoefte aan is.
Aan mij als klant is het dus om zo duidelijk mogelijk aan te geven waar de software beter kan, en wat mij als klant zou helpen. Hoort er gewoon bij.
Reputatie 6
Badge +4
Hi micksp,

De lancering en pas later de verdere doorontwikkeling van software is een verhaal dat me bekend in de oren klinkt. Dit zie je met allerlei software terug, van databases tot games 😉

Inmiddels heb ik gesproken met mijn collega's die over dit soort dingen gaan. In dit geval is er geen sprake van softwarematige belemmeringen of het wachten voordat een dergelijke optie wordt ingebouwd. Technisch is er zoals je al aangeeft vanalles mogelijk. Mijn collega's geven aan dat er op dit moment bewust is gekozen om de factuur niet als bijlage mee te sturen. Nu staan we altijd open voor ideeën. Ik heb je suggestie daarom bij ons op de Wall of Change te hangen, de plek voor ideeën van klanten en collega's. Mochten we het gaan aanpassen in de toekomst dan hoor je dat van ons!



Zoals je ziet hangt de muur voortdurend vol, nu ook met jouw suggestie! 🙂

Ik begrijp dat het voor jou niet ideaal is en je het graag anders zou zien. Maar voor nu zal het dus even wat extra stappen zijn om je factuur te verwerken ben ik bang. Wat je wel kunt doen om het boekhouden wat te vergemakkelijken is om - zodra je de factuurmail binnenkrijgt - deze link te gebruiken om bij je facturen uit te komen. Deze te downloaden en deze dan naar je boekhoudsoftware te forwarden.

Laat je het weten als je (hier) nog vragen (over) hebt?

Groetjes,
Thomas
Is niet anders. Bedankt voor je hulp Thomas! Wordt gewaardeerd!

Vaak kun je, als klant, stemmen op issues die op dat bord staan. Hebben jullie deze geeltjes ergens toegankelijk voor de klant zodat jullie mede daarmee de prio in de ontwikkeling kunnen bepalen?

Ik ben wel benieuwd hoeveel stemmen dit punt zou krijgen. Vooral voor kleine ondernemens / zzp-ers handig, en dat is een groeiende markt. Ik daag jullie uit de softwareontwikkeling inzichtelijk te maken. (ben een beetje bang dat ik er anders misschien wel nooit meer wat van hoor, snap je.... 😉 )

Vriendelijke groet
Michael
Reputatie 6
Badge +4
Hi micksp,

Heel graag gedaan. Van dit soort vragen leer ik zelf ook weer wat bij en dat is nooit weg. :)

Het zou inderdaad heel fijn zijn als we zo'n stemsysteem hebben voor ideeën. Inderdaad hebben we dat nu niet, maar zou wel erg mooi zijn als je zou weten of en waarom iets wel of niet (kan) worden uitgevoerd. Hiervoor geldt hetzelfde, mocht het er ooit komen, hou dan je e-mail en het forum goed in de gaten.

Ik ben ook wel nieuwsgierig hoeveel stemmen zo'n idee krijgt. We richten ons op particulieren, maar er zijn ook zat (zelfstandige) ondernemers die bij ons zitten, interessant!

Groetjes,
Thomas
Hallo,


Met veel interesse heb ik dit topic gelezen. Wij (ik doe ook de boekhouding voor de beide bedrijven van mijn ouders) hebben in totaal 5 abonnementen, en elke keer weer ontbreken alleen de facturen van Simyo na een inboekronde. Dat gebeurt hier elke 3 á 4 maanden (i.v.m. afdracht BTW). En dan moet ik alle accounts af "stropen" om de facturen bij elkaar te krijgen.

Downloaden zodra de mail binnenkomt, heb ik eens geprobeerd, maar dat gaat in drukke tijden al heel snel in de slof.

Nu begrijp ik dat de focus bij particulieren ligt, maar ik vind de voordelen van Simyo dusdanig groot, dat ik ondanks de omslachtigheid van de factuurverwerking, nog niet overweeg om met onze zakelijke abonnementen over te stappen.

Het is misschien nog een suggestie om (een groot deel van) de gevoelige informatie wel in mijn-simyo te vermelden, maar niet op de gemailde factuur (is gedeeltelijk al geopperd, maar misschien hoeft het helemaal geen optie te zijn, waar een klant voor kan kiezen...)? Wij hebben er totaal geen belang bij dat onze hele belhistorie in de financiele administratie zit (en sowieso niet om te weten waar we allemaal heen gebeld hebben. Ik heb het nog nooit bekeken, om eerlijk te zijn). Als de kosten onverwacht hoog uitvallen, is het een kleine moeite om even op mijn-simyo te kijken. Dat zou al veel gevoelige informatie schelen (en er hoeft (veel) minder geprint te worden).

Misschien is het nog iets om in de overweging mee te nemen. Ik zou er echt blij van worden als ik de facturen per mail kon ontvangen.

Met vriendelijke groet,


Richard
Reputatie 6
Badge +4
Hoi Richard vd V,

Welkom op het Simyo Forum! 🙂

Wat tof dat je de boekhouding doet van de bedrijven van je ouders, dat scheelt hen weer een zorg (en een eigen bedrijf gaat vaak al gepaard met genoeg zorgen weet ik uit persoonlijke ervaring). Het is een mooi idee dat je hier voorstelt; het vereenvoudigen van de factuur zonder privacy-gevoelige informatie en deze meesturen per e-mail. En als je nog op papier de boekhouding doet, scheelt het ook een hoop bomen! Zoals je al gelezen had en aangeeft in je bericht hebben we geen zakelijke abonnementen en zijn onze processen dan ook afgestemd op de particuliere markt. Ik stuur je zo nog even een privéberichtje om te kijken naar je behoeften.

Als je nog vragen hebt dan weet je ons te vinden!

Groetjes,
Thomas

Reageer